Was ist eine interne Meldestelle?
Eine interne Meldestelle ist eine geschützte Anlaufstelle, über die Beschäftigte Informationen über bestimmte Verstöße melden können.
Sie ist ein zentrales Element des Hinweisgeberschutzgesetzes und soll ermöglichen, dass mögliche Rechtsverstöße frühzeitig erkannt, vertraulich geprüft und angemessen bearbeitet werden.
Die Meldestelle kann innerhalb des Unternehmens eingerichtet oder durch einen fachkundigen externen Dienstleister betrieben werden.
Welche Aufgabe hat die interne Meldestelle?
Die interne Meldestelle nimmt Hinweise entgegen und führt das gesetzlich vorgesehene Meldeverfahren durch.
Zu ihren wesentlichen Aufgaben gehören:
- Bereitstellung sicherer Meldekanäle,
- Entgegennahme eingehender Meldungen,
- Bestätigung des Eingangs,
- Prüfung des gesetzlichen Anwendungsbereichs,
- Kontakt mit der hinweisgebenden Person,
- Prüfung der Stichhaltigkeit des Hinweises,
- Anforderung ergänzender Informationen,
- Einleitung angemessener Folgemaßnahmen,
- Rückmeldung über geplante oder ergriffene Maßnahmen,
- vertrauliche Dokumentation des Verfahrens.
Welche Unternehmen benötigen eine interne Meldestelle?
Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen grundsätzlich eine interne Meldestelle einrichten und betreiben.
Für bestimmte Unternehmen und Organisationen können unabhängig von der Beschäftigtenzahl besondere gesetzliche Regelungen gelten.
Bei der Prüfung der Verpflichtung sollten unter anderem berücksichtigt werden:
- Zahl der regelmäßig Beschäftigten,
- Unternehmens- und Organisationsstruktur,
- mögliche branchenspezifische Vorschriften,
- gesellschaftsrechtlich verbundene Unternehmen,
- besondere Regelungen für öffentliche Arbeitgeber.
Die rechtliche Bewertung sollte nachvollziehbar dokumentiert werden.
Wer darf eine Meldung abgeben?
Die internen Meldekanäle müssen mindestens Beschäftigten und dem Unternehmen überlassenen Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmern offenstehen.
Das Unternehmen kann den Meldekanal darüber hinaus auch für weitere Personen öffnen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen in Kontakt stehen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- ehemalige Beschäftigte,
- Bewerberinnen und Bewerber,
- Selbstständige und freie Mitarbeiter,
- Lieferanten und Dienstleister,
- Beschäftigte von Vertragspartnern,
- Mitglieder von Leitungs- oder Aufsichtsorganen.
Welche Verstöße können gemeldet werden?
Das Hinweisgeberschutzgesetz erfasst einen gesetzlich bestimmten Bereich von Verstößen.
Dazu gehören insbesondere:
- strafbewehrte Verstöße,
- bestimmte bußgeldbewehrte Verstöße zum Schutz von Leben, Gesundheit oder Beschäftigtenrechten,
- Verstöße gegen bestimmte europäische und nationale Rechtsvorschriften,
- bestimmte Verstöße im Datenschutz und in der Informationssicherheit,
- bestimmte Verstöße im Umwelt-, Verbraucher- und Produktschutz,
- bestimmte Verstöße im öffentlichen Auftragswesen und im Finanzbereich.
Nicht jede persönliche Beschwerde, Meinungsverschiedenheit oder arbeitsrechtliche Auseinandersetzung fällt automatisch in den gesetzlichen Anwendungsbereich.
Welche Meldewege müssen angeboten werden?
Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder schriftlicher Form ermöglichen.
In der Praxis können beispielsweise angeboten werden:
- ein geschütztes digitales Hinweisgebersystem,
- eine gesicherte E-Mail-Lösung,
- eine besondere Telefonnummer,
- eine postalische Meldemöglichkeit,
- ein persönliches Gespräch.
Auf Wunsch der hinweisgebenden Person muss innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft ermöglicht werden.
Die eingesetzten Meldewege müssen so gestaltet sein, dass unbefugte Personen keinen Zugriff auf Meldungen und Verfahrensdaten erhalten.
Müssen anonyme Meldungen möglich sein?
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet interne Meldestellen grundsätzlich nicht dazu, technische Meldekanäle für anonyme Kommunikation bereitzustellen.
Anonym eingehende Meldungen sollen jedoch bearbeitet werden.
Ein anonym nutzbares Hinweisgebersystem kann sinnvoll sein, weil es Hemmschwellen reduziert und eine geschützte Kommunikation ermöglichen kann.
Das Unternehmen sollte dabei prüfen:
- ob anonyme Rückfragen technisch möglich sind,
- wie Missbrauch begrenzt werden kann,
- wie die Vertraulichkeit gesichert wird,
- wie anonyme Meldungen dokumentiert und bewertet werden.
Was bedeutet Vertraulichkeit?
Die interne Meldestelle muss die Vertraulichkeit der Identität der beteiligten Personen schützen.
Dies betrifft insbesondere:
- die hinweisgebende Person,
- Personen, die Gegenstand der Meldung sind,
- weitere in der Meldung genannte Personen,
- Personen, die die hinweisgebende Person unterstützen.
Informationen über diese Personen dürfen grundsätzlich nur denjenigen zugänglich sein, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldung zuständig sind.
Gesetzlich geregelte Ausnahmen können beispielsweise im Rahmen behördlicher oder strafrechtlicher Verfahren bestehen.
Welche Anforderungen gelten für die bearbeitenden Personen?
Die mit der Meldestelle betrauten Personen müssen über die notwendige Fachkunde verfügen und ihre Aufgaben unabhängig wahrnehmen können.
Sie benötigen insbesondere Kenntnisse in folgenden Bereichen:
- Hinweisgeberschutzrecht,
- Datenschutz,
- vertrauliche Kommunikation,
- Prüfung und Dokumentation von Meldungen,
- Durchführung oder Koordination interner Untersuchungen,
- Umgang mit Interessenkonflikten,
- Schutz vor Repressalien.
Andere Aufgaben sind möglich, sofern dadurch keine Interessenkonflikte entstehen und die unabhängige Bearbeitung gewährleistet bleibt.
Kann die Meldestelle extern betrieben werden?
Ein Unternehmen kann einen externen Dritten mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragen.
Als externe Meldestelle kommen beispielsweise fachkundige Beratungsunternehmen, Ombudspersonen oder spezialisierte Rechts- und Compliance-Dienstleister in Betracht.
Eine externe Lösung kann insbesondere Vorteile bieten durch:
- größere wahrgenommene Neutralität,
- vorhandene Fachkunde,
- klar getrennte Kommunikationswege,
- geringeres Risiko interner Interessenkonflikte,
- professionelle Dokumentation und Fristenkontrolle.
Die Beauftragung eines Dritten entbindet das Unternehmen jedoch nicht von seiner Verantwortung, angemessene Folgemaßnahmen zu ergreifen und festgestellte Verstöße zu bearbeiten.
Wie läuft eine interne Meldung ab?
Das gesetzlich vorgesehene Verfahren umfasst mehrere Schritte:
- Meldung geht über einen vorgesehenen Meldekanal ein
- Eingang wird spätestens innerhalb von sieben Tagen bestätigt
- Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes wird geprüft
- Stichhaltigkeit der Meldung wird bewertet
- gegebenenfalls werden weitere Informationen angefordert
- angemessene Folgemaßnahmen werden festgelegt
- hinweisgebende Person erhält innerhalb der gesetzlichen Frist eine Rückmeldung
- Verfahren und Ergebnis werden dokumentiert
Die Rückmeldung muss grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung erfolgen.
Welche Folgemaßnahmen sind möglich?
Welche Maßnahmen erforderlich sind, hängt von Inhalt, Plausibilität und Bedeutung der Meldung ab.
Mögliche Folgemaßnahmen sind:
- Durchführung einer internen Untersuchung,
- Befragung beteiligter Personen,
- Prüfung von Dokumenten oder technischen Nachweisen,
- Weiterleitung an eine zuständige interne Stelle,
- Verweis an eine zuständige Behörde,
- Einleitung organisatorischer oder technischer Korrekturmaßnahmen,
- Abschluss des Verfahrens bei fehlenden Anhaltspunkten.
Folgemaßnahmen müssen verhältnismäßig sein und die Rechte aller beteiligten Personen berücksichtigen.
Welche Fristen gelten?
Die Meldestelle muss verschiedene gesetzliche Fristen beachten.
Besonders wichtig sind:
- Eingangsbestätigung spätestens nach sieben Tagen,
- Rückmeldung grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung,
- fristgerechte Dokumentation und weitere Bearbeitung,
- Löschung der Dokumentation grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens, sofern keine längere Aufbewahrung erforderlich und verhältnismäßig ist.
Ein Fristen- und Wiedervorlagesystem hilft dabei, gesetzliche Vorgaben zuverlässig einzuhalten.
Wie werden Meldungen dokumentiert?
Die interne Meldestelle muss eingehende Meldungen dauerhaft abrufbar und unter Beachtung der Vertraulichkeit dokumentieren.
Die Dokumentation kann beispielsweise enthalten:
- Eingangsdatum,
- Kommunikationsweg,
- Inhalt der Meldung,
- Bestätigung des Eingangs,
- Prüfung des Anwendungsbereichs,
- durchgeführte Rückfragen,
- Bewertung der Stichhaltigkeit,
- ergriffene Folgemaßnahmen,
- Rückmeldung an die hinweisgebende Person,
- Abschluss und Löschdatum.
Der Zugriff auf diese Dokumentation muss auf die zuständigen Personen beschränkt sein.
Welche Datenschutzanforderungen gelten?
Bei einer Meldung werden häufig personenbezogene und teilweise besonders sensible Informationen verarbeitet.
Dazu können gehören:
- Identität der hinweisgebenden Person,
- Angaben über beschuldigte Personen,
- Beschäftigtendaten,
- Kommunikations- und Kontaktdaten,
- Informationen über mögliche Straftaten oder Pflichtverletzungen,
- Dokumente und Nachweise.
Unternehmen müssen deshalb unter anderem regeln:
- Rechtsgrundlage der Verarbeitung,
- Zugriffsberechtigungen,
- Informationspflichten,
- technische und organisatorische Maßnahmen,
- Aufbewahrungs- und Löschfristen,
- Einbindung externer Dienstleister,
- Umgang mit Betroffenenrechten.
Datenschutzrechte müssen dabei so umgesetzt werden, dass die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person und laufende Untersuchungen nicht gefährdet werden.
Was sind Repressalien?
Repressalien sind Benachteiligungen, die als Reaktion auf eine geschützte Meldung oder Offenlegung erfolgen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Kündigung oder Abmahnung,
- Versagung einer Beförderung,
- Gehaltskürzung,
- Versetzung,
- negative Leistungsbeurteilung,
- Mobbing oder Ausgrenzung,
- Entzug von Aufgaben,
- geschäftliche Benachteiligung.
Das Hinweisgeberschutzgesetz verbietet Repressalien gegen Personen, die unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine Meldung abgegeben haben.
Muss eine hinweisgebende Person zuerst intern melden?
Hinweisgebende Personen können grundsätzlich wählen, ob sie sich an eine interne oder eine zuständige externe Meldestelle wenden.
Eine interne Meldung soll gefördert werden, wenn ein Verstoß innerhalb des Unternehmens wirksam bearbeitet werden kann und keine Repressalien zu befürchten sind.
Das Unternehmen darf die externe Meldung jedoch nicht behindern oder verhindern.
Was ist eine externe Meldestelle?
Externe Meldestellen werden von staatlichen Stellen betrieben.
Eine zentrale externe Meldestelle des Bundes befindet sich beim Bundesamt für Justiz. Für bestimmte Bereiche bestehen weitere zuständige Meldestellen, beispielsweise bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht oder beim Bundeskartellamt.
Die interne Meldestelle sollte Beschäftigte verständlich über die bestehenden externen Meldewege informieren.
Wie wird eine interne Meldestelle eingerichtet?
Ein strukturiertes Vorgehen kann folgende Schritte umfassen:
- gesetzliche Verpflichtung und Anwendungsbereich prüfen
- internen oder externen Betrieb festlegen
- fachkundige und unabhängige Bearbeiter bestimmen
- sichere Meldekanäle auswählen
- Verfahren und Verantwortlichkeiten dokumentieren
- Datenschutz und Informationssicherheit umsetzen
- Fristen- und Dokumentationssystem einrichten
- Beschäftigte verständlich informieren
- Folgemaßnahmen und Eskalationswege festlegen
- Verfahren regelmäßig überprüfen
Welche internen Regelungen werden benötigt?
Für einen verlässlichen Betrieb sollten mindestens folgende Punkte geregelt sein:
- Zuständigkeit der Meldestelle,
- zugelassene Meldekanäle,
- Zugriffsberechtigungen,
- Prüfung eingehender Meldungen,
- Umgang mit Interessenkonflikten,
- Kommunikation mit hinweisgebenden Personen,
- Einleitung interner Untersuchungen,
- Einbindung von Geschäftsleitung und Fachabteilungen,
- Datenschutz und Löschung,
- Schutz vor Repressalien.
Wie bleibt die Meldestelle wirksam?
Eine interne Meldestelle ist keine einmalige technische Einrichtung.
Der Betrieb sollte regelmäßig überprüft werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Funktionsprüfung der Meldekanäle,
- Kontrolle der Zugriffsrechte,
- Überwachung gesetzlicher Fristen,
- Aktualisierung interner Verfahrensbeschreibungen,
- Fortbildung der zuständigen Personen,
- Überprüfung externer Dienstleister,
- Auswertung abgeschlossener Verfahren,
- Kontrolle von Aufbewahrungs- und Löschfristen.
Welchen Nutzen bietet eine interne Meldestelle?
Eine professionell betriebene interne Meldestelle ermöglicht es, mögliche Rechtsverstöße frühzeitig zu erkennen und innerhalb des Unternehmens aufzuklären.
Sie unterstützt Unternehmen dabei:
- gesetzliche Pflichten zu erfüllen,
- vertrauliche Hinweise sicher zu bearbeiten,
- Schäden und Haftungsrisiken frühzeitig zu begrenzen,
- interne Kontrollsysteme zu verbessern,
- Vertrauen bei Beschäftigten zu schaffen,
- Compliance-Verstöße systematisch aufzuarbeiten,
- eine offene und verantwortungsvolle Unternehmenskultur zu fördern.
Der Wert einer internen Meldestelle entsteht nicht allein durch den Meldekanal, sondern durch eine unabhängige, vertrauliche und konsequente Bearbeitung der eingehenden Hinweise.